《文心雕龙·书记》中说：“百官询事，则有关、刺、解、牒。”《唐书百官志》云：“诸司相质，其制有三：一曰关，二曰刺，三曰移。”宋、明因之，清朝关文的用途进一步扩大，凡府、厅、州、县正印官行文佐贰、佐杂，府、厅、州、县与两司首领相互行文，都用关文。另外，副将行文非所属之游击，府、厅行文参将、游击，府、厅、州、县行文都司、司、道、运司，府、厅行文副将，司道、运司、州、县行文参将、游击，司、道、运司行文都司，都用平关。

关文的程式：文首用“某某官署为关查事”开始，接叙事由缘起，然后叙明关查事项。以“须至关者”结束，文尾写“右关某某官署”，具关年月日，并加盖官印。